De Woo kent voor de implementatie een ‘meerjarenplan’
In de Woo staat aangegeven dat de Woo-invoering plaatsvindt, via een Algemene maatregel van Bestuur, vervat in een door de VNG opgesteld ‘Meerjarenplan om de Wet open overheid bij gemeenten te implementeren’. Het ‘Woo-Meerjarenplan VNG 22-4-2022’ is de lijn, in deze verantwoording gecombineerd met het Besluit Begroting en Verantwoording voor gemeenten (BBV) en de richtlijn van de gemeente Deventer in deze.
Openbaar maken uit eigen beweging
De 11 informatie categorieën die de Woo verplicht voorschrijft om openbaar te maken uit eigen beweging, staan hierna in een overzicht weergegeven. Met achter de informatiecategorie om welk artikel uit de Woo het gaat en een beschrijving van de documenten. Daarna volgt per categorie de inventarisatie van wat er al openbaar wordt gemaakt in Deventer en hoe of op grond waarvan, vervolgens wat er landelijk openbaar wordt gemaakt en tot slot de voorgenomen planning van het Rijk voor 2023 volgens de concretiseringsbrief van BZK aan de Tweede Kamer (8-7-2022). Na het overzicht staat een toelichting op de gebruikte afkortingen.
Nr | Informatiecategorie | Artikel 3.3 | Inhoud | Openbaar lokale site¹ | Openbaar landelijk | Planning openbaar landelijk* |
|---|---|---|---|---|---|---|
1 | Wet- en regelgeving | 1.a | Wetten, verordeningen, besluiten, beleidsregels en andere algemeen verbindende voorschriften | Ja, Notubiz | Ja, Wep-ORI | p.m. |
1.b | Overige besluiten van algemene strekking | Ja, Notubiz | Ja, Wep-ORI | p.m. | ||
1.c | Ontwerpen van wetten, andere algemeen verbindende voorschriften en overige besluiten van algemene strekking waarover een extern advies is gevraagd, met inbegrip van de adviesaanvraag | Ja, Notubiz | Ja, ORI | p.m. | ||
2 | Organisatie gegevens | 1.d | Inzicht in zijn organisatie en werkwijze, waaronder de taken en bevoegdheden van de organisatieonderdelen | Ja | ||
1.e | De bereikbaarheid van het bestuursorgaan en zijn organisatieonderdelen en de wijze waarop een verzoek om informatie kan worden ingediend | Ja | Nee | Plan 2023 | ||
3 | Raadsstukken | 2.a | Bij gemeenteraden ter behandeling ingekomen stukken, tenzij deze gaan over individuele gevallen | Ja, Notubiz | Ja, ORI | p.m. |
2.c | Vergaderstukken en verslagen van gemeenteraden en hun commissies, tenzij geheimhouding geldt | Ja, Notubiz | Ja, ORI | Plan 2023 | ||
4 | Bestuursstukken | 2.d | Agenda’s en besluitenlijsten van vergaderingen van colleges van burgemeester en wethouders, tenzij geheimhouding geldt | Nee/ja | Nee | p.m. |
5 | Adviezen van adviescolleges | 2.e | Adviezen: | Nee, tenzij onderdeel van raads- en-of bestuurs-stukken | Raad ORI | p.m. |
6 | Convenanten | 2.f | Convenanten, overeenkomsten, verbintenissen en soortelijke afspraken van een bestuursorgaan met andere partij | Plan | Plan | Plan 2023 |
7 | Jaarplannen en -verslagen | 2.g | Jaarplannen en jaarverslagen van bestuursorganen inzake de voorgenomen uitvoering van de taak of de verantwoording van die uitvoering | Ja | Via Raad ORI | p.m. |
8 | Woo-verzoeken | 2.i | De inhoud van de schriftelijke verzoeken op grond van artikel 4.1, van de schriftelijke beslissingen op die verzoeken en de daarbij verstrekte informatie | Kan in 2023 | Dan ORI | Plan 2023 |
9 | Onderzoeken | 2.j | Op verzoek van een bestuursorgaan ambtelijk of extern opgestelde onderzoeksrapporten die geen onderdeel vormen van de uitvoering van de taak van dat bestuursorgaan, die voornamelijk uit feitelijk materiaal bestaan en die betrekking hebben op: | Nee, tenzij onderdeel van raads- en-of bestuurs-stukken en rekenkamer | Via Raad ORI | p.m. |
10 | Beschikkingen | 2.k | Beschikkingen, volgens de Algemene wet bestuursrecht: | Nee | Deels via Wep | p.m. |
2.h | Verplichtingen tot verstrekking van subsidies, anders dan met een beschikking | Een | Deels via Wep | p.m. | ||
11 | Klachten | 2.l | Schriftelijke oordelen in klachtprocedures als bedoeld in titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht | Nee | Nee | p.m. |
1) Openbaar lokale site = via de website van de gemeente, als besluitvorming van de raad, dan via Notubiz dat is gekoppeld met ORI (zie 3). | ||||||
2) Wep = Wet elektronische publicaties, via Overheid.nl en aparte software en handelingen | ||||||
3) ORI = Openraadsinformatie.nl de pilot vanaf 2016 voor openbaarmaking voor de Woo, circa 265 gemeenten aangesloten, in Deventer zijn de raadsstukken ontsloten van Notubiz. (Het college kan via iBabs publiceren, op eigen website en ORI, in verband met nieuwe aanbesteding tijdelijk niet beschikbaar tot de zomer 2023). | ||||||
*) Planning openbaar landelijk = voorzien voor 2023 maar nog niet definitief. Het platform open overheidsinformatie, zogenaamd PLOOI is niet gelukt, per 23-12-2022 is het stopgezet via brief van de minister van BZK aan de Tweede Kamer. Daarvoor komt vooralsnog een verwijsindex met een zoekfunctie, zodat bestuursorganen, i.q. de gemeente, de documenten op het eigen platform volgens de duurzaamheidseisen en toegankelijkheidseisen kan plaatsen. De planning komt uit het Meerjarenplan Woo’ (VNG 22 april 2022, brief BZK aan Tweede Kamer 8 juli 2022), fasegewijs openbaarmaking uit eigen beweging plaatsvinden. Via de begroting wordt de volgende fase weergegeven. De gemeente kan zelf andere ambities meenemen. | ||||||
Openbaar maken op verzoek
Wat het ‘Woo-Meerjarenplan VNG 20220422’ ook vraagt is inzicht in de behandeling van Woo-verzoeken. De wettelijke termijn voor de beantwoording is vier weken, met de mogelijkheid tot uitstel van twee weken (dat was vier weken onder de Wob), of in overeenstemming met de verzoeker andere termijnen. Nu beperkt het inzicht zich tot het aantal ontvangen Woo-verzoeken en dat deze worden behandeld. Zoals is aangegeven in reactie op het Doe Mee-Rekenkameronderzoek naar de Wob (23-2-2022), vraagt de behandeling van Woo-verzoeken veel capaciteit die een piekbelasting veroorzaakt boven op het werk. De prioriteit ligt bij het beantwoorden van het verzoek met het vinden van de gevraagde documenten en toetsen aan de Woo-uitzonderingsgronden. De aanbevelingen uit het Rekenkamer-onderzoek zijn opgepakt. Aangezien op enig moment in 2023 de Woo-verzoeken verplicht openbaar moeten worden gemaakt zullen de documenten ook voldoen aan meerdere i-wetten. Nadat het werkproces is heringericht zal in 2023 de juiste informatie over het al dan niet behandelen binnen de daarvoor geldende kortere termijn beschikbaar komen. Ook of er contact is opgenomen met de verzoeker, zoals de Woo bepleit. De Woo-contactpersoon en of de Woo-coördinator vervult daarin een rol. Dit voegt niet alleen de menselijke maat in, het maakt ook direct duidelijk dat het verzoek is ontvangen en opgepakt en wat de verzoeker vraagt. De verzoeker kan daardoor sneller over de gewenste documenten beschikken.
De komende jaren krijgen alle gemeenten de tijd om aan de verplichtingen van de Woo te gaan voldoen. Via de openbaarheidsparagraaf wordt landelijk gemonitord via het overzicht Passieve openbaarmaking. In de begroting komen ook streefpercentages te staan voor de jaren 2023 en verder. In dit overzicht staat opgenomen over 2021 en 2022: het aantal ontvangen Wob-/Woo-verzoeken: behandeld door gemeenten binnen de in de wet gestelde beslistermijn, in % (informatie nog niet betrouwbaar), het aantal verzoeken waarbij met de verzoeker contact is opgenomen (dat wordt vanaf 2023 vastgelegd). Overigens werden in 2020 38 Wob-verzoeken ontvangen wat het grillige verloop van de informatieverzoeken kenschetst.
De gemiddelde afhandelingstermijn van het Rijk was in 2021, 161 dagen volgens het recent verschenen rapport ‘Ondraaglijk traag’ (28-1-2022), dus een belangrijke weg te gaan.
Woo-verzoeken (en Wob) | gemeente Deventer 2021 | gemeente Deventer 2022 |
|---|---|---|
Aantal Wob/Woo-verzoeken ontvangen jaarlijks | 116 | 61 |
Behandeld door gemeenten binnen de in de wet gestelde beslistermijn, in % | Nog niet goed vastgelegd | Nog niet goed vastgelegd |
Het aantal waarbij contact is met verzoeker over precisering, prioritering en behandeltermijn, schriftelijk bevestigen, in % (bij omvangrijk en/of complex verzoek art. 4.2a en vanwege menselijke maat) | Nog niet geregistreerd | Nog niet geregistreerd |
Informatieverzoeken komen vaak binnen of worden gestroomlijnd via het KCC (Klant Contact Centrum). Als de informatie al openbaar is krijgt de verzoeker deze zo snel mogelijk. Is de informatie nog niet openbaar dan kan via een Woo-verzoek, dit al dan niet afhankelijk van het verzoek en de uitzonderingsgronden die van toepassing zijn, worden geleverd. De Woo-contactpersoon komt dan in beeld en neemt veelal contact op met de verzoeker. Het aantal Woo-verzoeken waarbij contact is opgenomen met verzoeker, is in lijn met artikel 4.2a van de Woo als indicator toegevoegd. De zogenaamde informele aanpak leidt tot lagere afhandelingskosten, snellere doorlooptijden en grotere tevredenheid bij verzoeker en behandelend ambtenaar. Aangezien volgens de Woo de behandeltermijn voor verdaging van vier naar twee weken is ingekort, kan dit in hoge mate bijdrage aan tijdige behandeling en ook grotere tevredenheid bij de verzoeker. Wat past bij de doelstellingen van de Woo met de menselijke maat.
Informatiehuishouding op orde
Welke gemeente weet waar welke documenten volgens de definitie uit de Woo (art. 2.1 en 2.2) te vinden zijn? Een gemeente die zijn informatiehuishouding op orde heeft. Documenten kennen de voorgeschreven bewaartermijn waarop deze worden geselecteerd en overgedragen voor de archiefbewaarplaats of voor vernietiging. De documenten ook wel informatieobjecten zijn steeds diverser dankzij digitalisering. Denk aan teksten, Geo-informatie, 3D-bestanden, appberichten en dergelijke, die brengen nieuwe opgaven om deze volgens geldende eisen duurzaam toegankelijk te houden, dat is zelfs nog niet uitgekristalliseerd hoe dat kan. Ook moeten documenten digitaal toegankelijk zijn. Het transitieproces vraagt aanpassing van werkprocessen, functies en rollen over de volle breedte van de organisatie. Stapsgewijs wordt dit in beeld gebracht, ook afhankelijk van de node door wetswijzigingen.
De gemeente breed merkbare resultaten vormen de basis voor efficiëntere bedrijfsvoering, verantwoording, verregaande openbaarheid en transparantie, met een betere bescherming van het cultureel erfgoed.
De indicatoren die zijn opgesteld voor het op orde zijn van de informatiehuishouding vanuit het Woo-Meerjarenplan zijn de volgende:
- Iedere gemeente heeft de beschikking over of is aangesloten op een e-depotvoorziening;
- Binnen de applicaties zijn selectielijsten geïmplementeerd, om hoeveel applicaties gaat het en het aantal selectielijsten daarbinnen;
- Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op emailarchivering, daarvoor sluit de gemeente aan bij een landelijke aanpak, zie hierna;
- Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op tekstberichten;
- Iedere gemeente heeft een informatiebeheerplan (minimaal: inzicht in werkprocessen, proceseigenaar, in welke applicaties welke data/documenten staan, hoe het beheer is geregeld);
- Iedere gemeente hanteert een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer, zoals vastgelegd in artikel 16 van de Archiefregeling;
- Iedere gemeente heeft een metagegevensschema vastgelegd en aan elk blijvend te bewaren informatieobject metagegevens gekoppeld;
- Naast deze indicatoren wordt op de informatiehuishouding ook toezicht gehouden door de provincie vanuit de Wet revitalisering generiek toezicht, waarover de raad jaarlijks wordt geïnformeerd via het Totaalbeeld interbestuurlijk toezicht.
Email archivering
De digitalisering maakt e-mailverkeer mogelijk. Daarmee krijgt ongemerkt iedereen een eigen postkamer. Als er archiefwaardige e-mail binnenkomt moet dat worden vastgelegd om later terug te kunnen vinden, vandaar de archiefwet. Velen van ons herkennen dat, alleen dat de e-mail in de zaak terecht komt waar het zou moeten staan, komt niet vaak voor. Het vraagstuk is voor veel (overheids)organisaties bekend. Om dit e-mail-verkeer toch terug te kunnen vinden en borgen dat het is vastgelegd, is de capstonemethodiek ontwikkeld, die op rijksniveau wordt ingevoerd samen met het Nationaal Archief. Gemeenten kunnen deelnemen aan deze methodiek om te bepalen of en hoe het werkt voor gemeenten, zodat daarmee de inhoud van de email later via zoekfuncties is terug te vinden. De DOWR-gemeenten hebben zich aangemeld in oktober om deel te nemen.
Organisatie
In Deventer is er geanticipeerd op de komst van de Woo, door te werken aan een integrale aanpak met de vijfwetten, via het Focusteam. Daarnaast is door de Rekenkamer een ‘doe mee onderzoek naar de Wob, gedaan wat interessante aanbevelingen geeft, die zijn omarmt en opgepakt in de organisatie. In het najaar is de organisatie van de Woo implementatie specifieker aangepakt ook in samenwerking met andere gemeenten, de VNG en het Rijk. Er is geïnvesteerd in coördinatie van Woo-verzoeken, knelpunten oplossen en kwartier maken voor de Woo. Periodiek is in DOWR-samenstelling overleg over de invoering georganiseerd. Trainingen zijn gevolgd over de inhoud. Een contactpersoon voor de Woo is zoals voorgeschreven aangewezen door het bestuursorgaan op 6 december 2022, de contactpersoon brengt ook de menselijke maat terug. Deze openbaarheidsparagraaf maakt zoals gezegd ook deel uit van de Woo-verplichtingen en komt ook vanuit het Programmabegrotingsperspectief, zodat deze als plan van aanpak en monitor dienst kan doen. Voor de invoering schat het Rijk 5 à 8 jaar in, 5 jaar voor de openbaarmaking en 8 jaar voor de informatiehuishouding.